Diseño e implementación
del Sistema de Gestión de
Calidad SGC ISO 9001:2000
La forma mas económica y segura
para lograr la certificación de
las
organizaciones escolares
Introducción
La Ley 872 dispone la implementación de sistemas de gestión de calidad en las entidades del sector oficial. Por medio del Decreto reglamentario 4110 se crea la norma técnica NTCGP 1000:2004 como referente de calidad en el sector gubernamental.
Las anteriores medidas buscan el diseño de herramientas en procura de la eficiencia y eficacia en los procesos, que brinden plena satisfacción a los beneficiarios de los servicios que cada entidad oficial presta.
La implementación de sistemas de gestión de calidad en el sector educativo es una decisión inaplazable de las instituciones educativas, con la finalidad de dar plena transparencia y claridad a todos los procesos, eliminar procesos innecesarios, estandarizar los procedimientos, brindar armonía laboral, asegurar el cumplimiento de logros y propósitos que le permitan demostrar el desempeño de una institución transformadora.
Es una tarea compleja que requiere del compromiso y esfuerzo de todos los integrantes de la organización, para ello hemos diseñado estrategias que evidencien resultados motivadores y eviten el fracaso de la puesta en marcha del SGC.
Esta propuesta está dirigida únicamente a organizaciones escolares que tengan la real voluntad de cambios, que conduzcan a la modernización de sus procesos para el pleno disfrute de los resultados que brinda la calidad.
Cabe resaltar que al iniciar el año 2006 no existen en Colombia organizaciones escolares oficiales certificadas por esta norma. Por lo tanto hablar de calidad en este sector está por demostrarse.
Objetivos
Implementar un sistema de gestión de la calidad, bajo la norma ISO 9001:2000, que asegure y demuestre el cumplimiento de los requisitos de calidad, que genere confianza ante la sociedad y valor agregado por su competitividad y obtener la certificación internacional, como demostración de la efectividad de sus procesos, dentro de las propuestas gubernamentales enmarcados en la Ley 872, Decreto 4111 y la norma NTC 1000:2004
Que es un sistema de gestión de calidad SGC
Es la estructura organizacional junto con la documentación, procesos, procedimientos, y los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos de calidad y cumplir con los requisitos de sus clientes o usuarios.
Los sistemas de gestión de calidad tienen que ver con la evaluación de la forma como se hacen las cosas y de las razones por las cuales se hacen, precisando por escrito la manera como se hacen las cosas y registrando los resultados para demostrar que se hicieron. Muchas organizaciones escolares ya están realizando gran parte de sus operaciones que la norma especifica.
Para que un sistema de gestión de calidad en el sector educativo
El sistema de gestión de calidad es un medio para que su organización pueda alcanzar sus metas, además le debe permitir estructurar y organizar sus operaciones para ser mas eficiente, mas efectivo, mas rentable, mas competitivo, pero sobretodo para generar confianza en sus clientes o usuarios y bienestar a todos los implicados en su organización.
Ventajas que se obtienen de la implementación de un sistema de gestión de calidad en su colegio
- Mejora del desempeño, coordinación y servicio a los usuarios
- Mayor orientación hacia los objetivos de la organización escolar y hacia las expectativas de los beneficiarios (alumnos, padres de familias, profesores)
- Logro y mantenimiento de la calidad de su servicio a fin de satisfacer las necesidades explícitas e implícitas de sus beneficiarios
- Logro de la satisfacción de sus beneficiarios
- Confianza por parte de las autoridades educativas en el logro y mantenimiento de la calidad deseada
- Evidencia de las capacidades de su organización
- Certificación y/o registro
- Oportunidad de competir sobre la misma base con organizaciones escolares más grandes y tradicionalmente reconocidas.
Que demanda un sistema de gestión de la calidad
- Asegurar y garantizar los recursos físicos y económicos necesarios para la implementación y funcionamiento.
- Compromiso de todas las personas de la organización
- Sistemas y procedimiento correctos para funcionar óptimamente
- Que todas las operaciones trabajen como una sola
- Interacción entre los procesos
- Disponer de las herramientas adecuadas de administración y control de manera que podamos manejar cada situación de la mejor manera posible.
Metodología para la implementación del SGC
- Evaluación inicial
- Decisión del proyecto por parte de la alta dirección de la organización escolar
- Sensibilización al interior del colegio para motivar y presentar los beneficios que se obtienen de un SGC.
- Elaboración del diagnóstico para determinar el estado actual del sistema, si existe, y la relación con respecto a la norma referente.
- Plan y programas
- Diseño del plan estratégico para la implementación del SGC,
- Cronograma de la implementación
- Alcance del sistema
- Actas de compromisos
- Presupuestos y recursos
- Diseño del sistema
- Identificación y caracterización de los procesos de la organización,
- Elaboración del mapa de procesos,
- Elaboración de los objetivos de calidad,
- Elaboración del manual de la calidad.
- Diseño de un sistema informatizado para la gestión de PEI
- Diseño del sistema de documentación
- Diseño del sistema de indicadores
- Diseño del sistema para el plan de compras
- Diseño del sistema de control interno
- Diseño del sistema de contratación
- Diseño del servicio
- Desarrollo del sistema
- Desarrollo de los procedimientos ISO y NTC 1000:2004,
- Elaboración de procedimientos de control de proceso del servicio educativo
- Instructivos
- Validación del sistema
- Implementación de procedimientos
- Divulgación de los procedimientos
- Registro de clientes/usuarios
- Registro de proveedores
- Registro de incidencias
- Interacción de reclamos con los procesos afectados
- Registro de población no conforme
- Auditorías internas del sistema en funcionamiento
- Evaluación actual del sistema para identificar áreas-problemas que son susceptibles a recibir especial atención durante la implantación.
- Acciones de preventivas
- Acciones correctivas
- Acciones de mejoramiento
- No conformidades
- Sistema de estadísticas
- Revisión por parte de la alta dirección.
- Certificación
Una vez el sistema se encuentra operando y que sus procesos hallan cumplido el primer ciclo sin tropiezos, se inicia el proceso de certificación a través de un organismo acreditado.
Los costos de la auditoría de certificación y la certificación, los asume el cliente.
- Mantenimiento y mejora
- Identificar oportunidades de mejoramiento
- Mantenimiento y mejoramiento permanente, con miras a que el SGC sea eficaz y aumente de manera constante y sostenida la satisfacción de sus beneficiarios.
Asesoría virtual
Se brinda toda la asesoría a través de Internet en el diseño e implementación del SGC según la serie de normas ISO 9000, revisión de documentos e instructivos.
Formación
- Se realizarán los siguientes cinco talleres con una intensidad de cinco horas cada uno en el sitio que la organización establezca.
- Principios básicos de calidad (una sesión de 5 horas)
- Planeación administrativa (una sesión de 5 horas)
- Gestión de la documentación (una sesión de 5 horas)
- Control de la prestación del servicio (una sesión de 5 horas)
- Evaluación del servicio (una sesión de 5 horas)
- Capacitación en el uso del aplicativo Q-Melior
Requisitos
La organización escolar debe comprometerse a cumplir con los siguientes requisitos:
- Aseguramiento de los recursos económicos La organización escolar debe presupuestar y asegurar los recursos que se van a invertir en la implementación y acompañamiento del sistema, para el primer año
- Gestionar los recursos físicos necesarios
- Proporcionar un canal de comunicaciones (web site)
- Disponer de una conexión a internet de banda ancha
- Disponer de un sistema informatizado (Q-Melior lo aporta Microtodo)
- Disponer de los horarios para la formación del personal
- Designar un representante de la alta dirección como responsable del sistema de calidad
- Proporcionar las normas ISO originales
Que le suministra Microtodo
- Software Q-Melior Sistema de Gestión de Calidad. (ver catalogo de Q-Melior adjunto)
- Cartillas para los talleres de formación
- Documentación electrónica en línea complementaria a la formación
- Norma NTCGP 1000:2004 impresa
- Archivo de normas gubernamentales
Acompañamiento y mantenimiento evolutivo
Microtodo realizará el acompañamiento permanente para el diseño e implementación del sistema.
Terminada la puesta en marcha se factura el proceso de acompañamiento que incluye:
- Actualizaciones al sistema
- Soporte técnico en línea en la operación del aplicativo Q-Melior
- Asesoría en línea en el desarrollo de los procesos del SGC.
- Suministro de documentación relacionada